À l’approche des fêtes de fin d’années, demander à vos collaborateurs de se déplacer pour prospecter ou pour profiter d’un team-building dans toute la région de l’Ile de France est de mise. Les grandes entreprises comme les TPE et les nouvelles start-up sont complètement férues de ce genre de projet. C’est en effet un moyen de confirmer votre lien de collaboration avec vos partenaires extérieurs. Mais c’est aussi un moyen de vous faire voir sur le marché. Il ne reste plus qu’à penser à l’organisation du séjour.
La location d’hébergement
Quand des amis viennent de loin, c’est logique de leur préparer un hébergement. Comme il s’agit ici de partenaire commerciale, un hôtel 3, 4 ou 5 étoiles ne seraient pas du luxe. Mais attention, il ne faut pas choisir n’importe quel établissement et n’importe quelle chambre.
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Un hôtel en centre ville ou en plein milieu de la zone commercial
L’emplacement de l’hôtel est d’une importance capitale. Contrairement aux hébergements que vous aurez choisis pour vos vacances, la vue sur la mer et sur la ville importe peu. Il faut miser sur le côté pratique de l’hébergement.
Pour un voyage d’affaires, les experts conseillent notamment les hôtels en plein centre-ville ou au milieu d’une zone commerciale. Dans la limite du possible, il faut également un établissement à proximité de vos bureaux. Cela facilitera l’échange des informations et l’organisation du séjour.
Attention toutefois, le prix des chambres peut varier d’un établissement à un autre. Tout dépend notamment de son emplacement, du nombre de ses étoiles et de la renommée de l’hôtel. Afin de garantir le confort et le bien-être de vos collaborateurs, ce qui peut aussi impacter sur vos relations commerciales futures, ne vous fiez pas uniquement aux prix. Prenez aussi en compte la qualité des prestations.
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Un établissement chic où pourront se dérouler le séminaire ou les évènements professionnels
Certes, les réunions peuvent se passer dans les locaux de vos bureaux. Néanmoins, il se peut que vos collaborateurs aient besoin d’un espace où travailler. C’est un point à prendre en compte dans la recherche du meilleur hébergement. Outre la connexion WiFi, vérifiez si une salle de séminaire ou une salle de réunion est disponible sur place et les conditionne d’utilisation si tel est le cas.
Les voyages d’affaires n’empêchent pas les sorties entre amis ou entre collègues. Un bar et un restaurant voire une discothèque à l’intérieur de l’hôtel peut donc s’avérer pratique.
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Une chambre à la hauteur des attentes de vos collaborateurs
Il ne faut pas uniquement s’attarder sur le choix de l’hôtel. Il faut aussi prendre en compte la qualité des chambres. Étudiez de près les équipements disponibles, la décoration proposée et les différentes prestations comprises dans le prix de la location : nettoyage, réveil, etc.
Si vos collaborateurs sont des fumeurs, vous devriez vous informer auprès de l’établissement si les chambres le sont. Depuis peu, les hôtels en Ile de France proposent aussi des chambres spécifiques pour les fumeurs.
Location de moyen de locomotion
La location de l’hébergement n’est pas la seule chose à prendre en compte lors de l’organisation du séjour de votre collaborateur. Ce dernier ne pourra pas emporter avec lui sa voiture et ne pourra décemment pas se déplacer à pied pendant tout le séjour. Il en va aussi de votre réputation. D’où l’importance justement de penser à la location d’une voiture. Voici quelques infos sur la modalité de cette location.
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Un véhicule chic et confort pour tous les déplacements
N’importe quel véhicule ne fera pas forcément l’affaire. Il faut soigner l’image de l’entreprise, que ce soit aux yeux du collaborateur en question que des clients locaux potentiels. Vous devez donc trouver une voiture chic et confort, qui transformera le déplacement de l’hôtel vers les salles de réunion et de l’aéroport vers l’hôtel en une expérience unique.
Les véhicules de luxe derniers générations disposent justement d’assez de place pour garantir le confort et le bien-être des voyageurs. Votre collaborateur aura tout ce dont il a besoin pour préparer en cours de route ses présentations.
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Un chauffeur discret et aimable
Avec les véhicules de location, vous devez avoir un chauffeur discret et aimable, qui sera toujours à la disposition de votre collaborateur. Ces derniers doivent bien se présenter et être de fin connaisseur des trafics et des routes dans l’Ile de France pour un transfert sûr et en temps et en heure.
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Sachez gérer votre budget
Malgré tout, vous devez savoir bien gérer votre budget. Il ne s’agit pas de se ruiner pour proposer à vos partenaires un voyage de luxe. Pour réduire notamment le prix de la location voiture, certaines entreprises ont opté pour le taxi 91. C’est une alternative qui réunit toutes les critères susmentionnés.
Avec un taxi 91, le prix de la course est prédéfini selon la distance à parcourir et plus selon la durée de la course. Vous devez d’ailleurs le régler en ligne. Vos collaborateurs n’auront plus qu’à consommer la prestation. La location de voiture garde donc tout son côté chic.
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Focus sur la tendance des taxis en ligne
Depuis quelques années, la réservation de taxi 91 est possible sur certaines sites dédiés. Ainsi, vous pouvez garantir que vos collaborateurs auront toujours une voiture à leur disposition. Les taxis sont en effet disponibles de jour comme de nuit et pour n’importe quel genre de transfert : pour une balade en ville, pour accompagner les clients à une réunion, pour assurer leur déplacement en toute sécurité en fin de soirée, etc.
Les taxis en question viennent récupérer les clients à l’endroit indiqué pour les déposer à un point B selon la demande faite en ligne. Ils respectent les horaires et s’engagent à vous conduire en temps et en heure à vos rendez-vous. Ils sont plus professionnels que les taxis classiques. Ce qui garantit l’entière satisfaction de vos collaborateurs et la réussite de son séjour. Par voie de conséquence, cela pourrait avoir des incidences sur vos contrats de collaboration à l’avenir.
