Comment assurer la réussite d’un voyage d’affaires ?

C’est bien connu, l’internationalisation des activités est une opération bien complexe. Cela implique généralement l’élaboration d’une nouvelle stratégie et le partenariat avec des acteurs étrangers. Par ailleurs, pour rencontrer les partenaires à l’international, l’étape du voyage d’affaires est souvent un passage obligé. Et pour assurer la réussite des déplacements, une bonne organisation est nécessaire.

Succès d’un voyage d’affaires : tout passe par une bonne organisation

En général, les entreprises présentes à l’international accumulent en moyenne une dizaine de déplacements par an. Pays européens, asiatiques ou américains, les destinations varient selon les zones de couverture de l’enseigne. Mais peu importe l’objectif du voyage, son succès se décide même avant le premier kilomètre parcouru. En effet, tout est une question de préparation et de logistique.

Tout d’abord, il est important de bien connaitre le marché visité. Le voyageur doit s’informer sur ses lois et ses règlements. La connaissance de ces diverses informations permettra de prévenir certains désagréments une fois sur place. Par ailleurs, étant donné qu’un déplacement professionnel ne dure généralement que quelques jours, il est vivement conseillé de planifier les rendez-vous des semaines, voire des mois à l’avance. En effet, cela limitera les imprévus et aidera le professionnel à optimiser au mieux son agenda. Surtout, il ne faut pas oublier de dégager un créneau pour un quartier libre ou la visite des sites touristiques.  

Enfin, pour réussir un voyage d’affaires, le choix du transporteur est déterminant. En général, la majorité des trajets se font en avion. Certaines compagnies proposent d’ailleurs des services dédiés aux voyageurs professionnels. Les offres sont adaptées à tous les budgets. Elles regroupent des formules sans bagage aux classes affaires.

Confier l’organisation d’un voyage d’affaires à une agence spécialisée

Souscription aux assurances, information sur la culture locale, choix de l’hébergement, élaboration des itinéraires, organiser un voyage d’affaires nécessite le respect de plusieurs étapes. Par ailleurs, cela demande énormément de temps. Or, pour un professionnel, concilier les préparatifs aux tâches quotidiennes n’est pas toujours chose aisée. C’est pourquoi il est essentiel de déléguer l’organisation à une personne tierce, comme l’assistant ou la secrétaire.

En revanche, si l’entreprise ne dispose pas d’un personnel disponible ou qualifié pour cette mission, il vaut mieux louer les services d’une agence de gestion des voyages d’affaires. En effet, de nombreuses structures se spécialisent désormais dans ce domaine. En plus d’accompagner la société dans le choix du logement, les prestataires dispensent aussi des conseils utiles pour bénéficier des tarifs compétitifs lors de réservation des billets d’avion. Ainsi, ils aident à maitriser, voire à réduire, les coûts des déplacements.

Par ailleurs, pour permettre à leurs clients de se concentrer pleinement sur leurs fonctions, les organismes proposent des formules variées. Selon les besoins des professionnels, ils peuvent gérer les itinéraires et prendre en charge la demande de visa ou du titre de séjour. 

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